Rehberlik Komisyon Tutanağı Nasıl Hazırlanır?

Temel bölümler

• Toplantı tarihi ve katılımcılar
• Gündem maddeleri
• Alınan kararlar
• Sorumlular
• Takip tarihi veya sonraki toplantı

Kararlar nasıl yazılmalı?

“Gerekli çalışmalar yapılacaktır” gibi belirsiz cümleler yerine hangi çalışmanın, kim tarafından ve hangi dönemde yapılacağı yazılmalıdır.

Öğrenci bilgileri

Tutanaklarda gereksiz kişisel öğrenci bilgilerine yer verilmemeli; mahremiyet korunmalıdır.

Arşivleme

İmzalı tutanak kurumun evrak düzenine uygun biçimde saklanmalı ve sonraki toplantıda önceki kararların durumu gözden geçirilmelidir.

Gündem nasıl hazırlanır?

Toplantı öncesi gündem maddeleri mümkün olduğunca somut belirlenmelidir. Örneğin “devamsızlık” yerine “kronik devamsızlık gösteren öğrenciler için okul içi izleme planı” gibi bir ifade karar üretmeyi kolaylaştırır.

Karar takibi

Bir sonraki toplantıda önceki kararların gerçekleşme durumu kısa biçimde kontrol edilmelidir. Böylece tutanak arşivlenen bir belge olmaktan çıkıp izleme aracına dönüşür.

Yazım dili

Tutanak kısa, açık ve kurumsal bir dille yazılmalı; kişisel yorum, suçlayıcı ifade veya gereksiz öğrenci ayrıntısından kaçınılmalıdır.

Kaynaklar